機能紹介
電子帳簿保存法の日付・取引先・金額の入力が大変!自動入力機能で簡単保存♪
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電子取引データは「書庫」へ保存
電子取引データの保存はフォルダのように使える「書庫」へ電子取引データと検索データ(保存データに関する取引日付、取引金額、取引先などの情報)を「書類」として登録します。
「書庫」はフォルダと同様に各部署を親書庫として、注文書や請求書など、電子取引に関わる各書類を子孫書庫に分けて管理といった運用ができます。 書類ファイルはPDF、画像、Officeなどのファイル形式を問わず登録できます。また、複数のファイルをまとめて登録することもできます。
現在の作業フォルダの構成を『電子取引Save』でそのまま作成
電子取引データと検索データを「書類」として登録
電子取引データと検索データを「書類」として登録します。 書類の登録画面では読み込ませたファイルがPDFおよび画像の場合、右側にプレビュー表示されますのでファイルを開かず内容を確認できます。
登録画面の左側で取引先名、取引日、取引金額などの検索データを入力し、左上の「登録」ボタンをクリックすると「書庫」にデータが登録されます。
書類の登録へPDFを読み込ませた画面
自動入力
テキストサーチ
書類登録の際、取り込んだPDFファイルのテキスト情報を抽出・解析して登録フォームの各項目へ自動入力します。
テキスト情報を解析した結果、入力候補が複数存在する場合、各項目のオートコンプリート機能として入力候補が表示されます。
抽出できる項目は次のとおりです。「証憑区分」、「取引先名」、「取引日」、「取引金額」、「業務日」
- ご注意
-
- 画像など、テキスト情報を持たない PDFの場合、テキストサーチは使用できません。
- 「取引先名」は自事業者名を除く「既に登録したことがある取引先名」を読み込みます。
- 2桁以下の金額は読み込みの対象外となります。
テンプレート
書類登録の際、あらかじめ登録したテンプレートの中から、取り込んだPDFファイルに該当するテンプレートを識別して、抽出・解析したテキスト情報を登録フォームの各項目へ自動入力します。
自社発行の書類など、レイアウトが決まっている書類や、使用頻度の高い書類に有効な機能です。テンプレートに登録上限数はなく、いくつでも登録できます。
テンプレート作成・登録
テンプレートを登録する際には、テンプレートを識別する識別アイテムと、登録フォームの各項目へ自動入力するアイテムの設定を行います。
タイトル「御見積書」と企業名「アンテナハウス株式会社」を識別アイテムに設定
識別アイテムの設定
テンプレートの識別は、PDFと識別アイテムの矩形範囲から抽出されたテキストが一致することが条件となります。そのため、識別アイテムは、書類の内容に関わらず共通する文字列が存在する範囲を設定します。
識別アイテムを設定することで、書類登録の際、自動的に該当するテンプレートが適用されるようになります。
自動入力を行うテキストの抽出範囲を設定
自動入力するアイテムの設定
自動入力するアイテムは、読み込んだPDFから抽出したテキストを入力する「抽出」と、固定の値を入力する「固定」の分類から設定します。「抽出」分類のアイテムは抽出範囲を矩形で設定します。
設定できるアイテムは次のとおりです。
「証憑区分」、「取引先名」、「取引日」、「取引金額」、「書類名」、「管理番号等」、「業務日」、「備考」、「書類分類」
テンプレートでの書類登録
テンプレートを登録した状態で書類登録を行うと、取り込まれたPDFに該当するテンプレートが自動的に読み込まれ、PDFから抽出されたテキストが項目へ入力されます。
書類登録の際、登録したテンプレートが読み込まれる
テンプレートが読み込まれると、メッセージと適用されたテンプレートファイル名が表示されます。
該当するテンプレートが複数ある場合は識別アイテムが多いテンプレートから適用されます。
- ご注意
-
- 画像など、テキスト情報を持たない PDFの場合、テキストサーチは使用できません。
証憑区分
「証憑区分」とは、"請求"・"注文"・"見積"など、電子取引データの保存を行う際に書類の分類・種類などを記録しておくことができる項目です。
証憑区分はテキストサーチで自動的に入力ができるように設定することができます。
管理者は「証憑区分」の登録/編集を行うことができます。
証憑区分の追加/削除(無効)、証憑区分の名称・表示順を自由に設定することができます。
運用に合わせて区分の設定をおこなってください。
証憑区分の追加/削除(無効)、証憑区分の名称・表示順を自由に設定
追加した証憑区分は登録フォームや検索条件などで使用できるようになります。
追加した証憑区分は登録フォームや検索条件などで使用可能
権限設定・検索・バックアップ
ユーザーの役割に応じた権限設定
ユーザーの役割に応じて管理者、保存作業者、保存管理者、検索担当者の4種類の権限が設定可能です。
管理者(管理者権限を付与したユーザー)-
ユーザーの登録・編集や権限の設定ができます。
書庫の登録・編集やアクセス権限(閲覧、登録・更新)の設定ができます。
-
保存作業者(特に権限を付与しないユーザー)
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書庫へ電子取引データを書類として登録・閲覧・編集できます。
閲覧権限を付与された書庫に登録された電子取引データの検索ができます。
登録のアクセス権限のある書庫の一部の項目(書庫名、概要、証憑区分等)を編集できます。
-
保存管理者(書庫権限を付与したユーザー)
-
保存作業者が行えるすべての操作ができます。
書庫の登録・編集やアクセス権限(閲覧、登録・更新)の設定ができます。
検索担当者(検索権限を付与したユーザー)-
保存作業者が行えるすべての操作ができます。
書庫に設定されている権限に関わらず、すべての書庫に登録されたデータの検索ができます。
書庫毎にアクセス権限を付与
書庫単位でユーザー個別に閲覧・書き込み(登録・更新)のアクセス権限を付与できます。
契約書など特定ユーザー以外には閲覧させない書庫とすることや、
保存作業を行う必要がない書庫には閲覧のアクセス権限のみ付与して書き込みさせないようにするなどできます。
施行規則を満たした検索機能
電子取引データの保存要件を満たす検索機能を確保しています。検索条件(取引日、取引金額、取引先)、範囲検索、組み合わせ検索では最大18の検索項目から6つの項目を組み合わせた検索が行えます。
取引日、取引金額、取引先などすべての入力項目で書類検索
書庫を跨いだシームレスな検索
検索機能では書庫内の検索だけでなく、書庫を跨いだシームレスな検索ができます。 検索に関する特別な権限が付与されていない保存作業者・保存管理者でも閲覧権限のある全書庫を対象とした検索が可能です。
バックアップ
『電子取引Save』のデータベースの構築にも使用する「電子取引Save 管理ツール」を利用してデータベースと書類(電子取引データ・検索データ)のバックアップ、復元が可能です。
実行時の設定を適切に行うことで Windowsではタスクスケジューラー、Linuxではcronなどを使用して定期的なバックアップを行うことができます。
登録書類をZIPファイルとして一括ダウンロード
登録書類を書庫単位、書庫内の書類単位、全書庫の検索結果などからZIPファイルとして一括ダウンロードできます。
その他
インストールについて
オンラインショップで製品をご購入後に送信されるご注文内容を記載した電子メールに、- 製品(zip形式の圧縮ファイル)をダウンロードできるアドレス(URL)の記載
- ライセンスファイルを含む圧縮ファイル(zip形式:要パスワード)の添付
「1」のダウンロードした製品(zip形式の圧縮ファイル)を解凍後、作成されたフォルダ内に保存されている「はじめにお読みください.pdf」をお読みいただき、セットアップ(インストール)を行ってください。
保守サービスについて
- 製品ご購入後1年間の保守サービス費用は、製品の標準価格に含まれています。
- 2年目以降は任意で保守サービスを継続することができます。(標準価格の20%/年がかかります)
- 保守サービス期間の満了が間近になりましたらご登録のメールアドレスに保守サービスの更新についてご案内いたします。(自動更新ではありません)
保守サービスの内容について詳しくはこちらをご覧ください。
→ 通常保守サービスページへ
動作環境
サーバーアプリケーション:Linux版
『電子取引Save』のサーバーアプリケーションをインストールしてご利用になるには以下の動作環境が必要です。
| 対応OS | Linux(64 ビット) |
|---|---|
| CPU | 上記OSが動作するインテル x64系プロセッサ(1GHz以上推奨) ※本製品は ARM 系プロセッサには対応しておりません。 |
| メモリ | 上記OSが推奨するメモリ以上(これに加えて1GB以上の空き容量を推奨) |
| 必須モジュール | 一部ネイティブライブラリを使用しており、GCC 4.8 でビルドしております。 (動作にはランタイムライブラリ libstdc++.so.6 もしくはこれとバイナリ互換性があるライブラリが必要) |
| ランタイム | 本ライブラリを使用するには、以下のランタイムが必要です。 Microsoft .NET Runtime 6.0 Microsoft Asp.Net Core 6.0 各ランタイムはユーザーご自身でのインストールが必要です。 |
| データベース | 本ライブラリを使用するには、以下のデータベースが必要です。 MariaDB 10.5 MariaDBはユーザーご自身でのインストールが必要です。 |
| ハードディスク | インストールに必要な空き容量 サーバー・アプリケーション本体 : 約 70MB Microsoft .NET Runtime 6.0 : 約 91MB Microsoft Asp.Net Core 6.0 : 約 30MB MariaDB 10.5 : 約 346MB |
クライアントアプリケーション
『電子取引Save』のクライアントアプリケーションをインストールしてご利用になるには以下の動作環境が必要です。
クライアントアプリケーションはWindows版のみとなります。
| 対応OS | Windows 11/Windows 10(64 ビット) Windows Server 2022/2019 |
|---|---|
| CPU | 上記OSが動作するインテル x64系プロセッサ(1GHz以上推奨) ※本製品は ARM 系プロセッサには対応しておりません。 |
| メモリ | 上記OSが推奨するメモリ以上(これに加えて1GB以上の空き容量を推奨) |
| ランタイム | 本ライブラリを使用するには、以下のランタイムが必要です。 Microsoft Windows Desktop Runtime 6.0 Microsoft Visual C++ 2015-2022 Redistributable(x64) .NET Framework 4.6.2 以上 各ランタイムは製品インストーラによりインストールされます。 |
| ハードディスク | インストールに必要な空き容量 クライアント・アプリケーション本体: 約 93MB Microsoft Windows Desktop Runtime 6.0 : 約 210MB Microsoft Visual C++ 2015-2022 Ridistributable(x64) : 約 21MB .NET Framework 4.6.2 ※Windows にインストールされています |